Dagens forretningssystemer skal bistå bedrifter i rask endring. Bedriftene opererer i globale omgivelser, og må forholde seg til fusjoner og oppkjøp, nye finansielle og regulatoriske krav, organisatoriske restruktureringer og nye forretningsprosesser. Dette krever løpende endringer i bedriftens ERP-system.

På oppdrag for Agresso gjennomførte analysebyrået IDC en internasjonal undersøkelse, og i rapporten «Modifying and Maintaining ERP Systems: The High Cost of Business Disruption» slås det fast at kostnader forbundet med endringer i ERP-systemer etter at det er implementert, ofte er uteglemt som del av beslutningsgrunnlaget når virksomheter skal anskaffe nytt ERP-system. Dette kan koste dem dyrt.

For mange virksomheter som har gjennomført ERP-endringer er konsekvensene store:

• 20,9 % svekket aksjeverdi
• 14,3 % tapte inntekter grunnet forsinkelser (produktlanseringer osv)
• 16,6 % svekket kundetilfredshet

IDC mener at mange organisasjoner mangler forståelse for den potensielle kostnaden og betydningen avbrudd i driften kan få for organisasjonen.

IDC mener derfor at kjøpskriterium nummer én ved innkjøp av nytt ERP-system må være løsningens endringsvennlighet.

Hvorfor foretar bedrifter endringer i IT-systemer når det viser seg å være så risikofylt og kostbart?

IDC svarer med at mange bedrifter (særlig innen finans, olje og gass, samt statlige næringer som helse og miljø) er svært utsatt for nye, regulatoriske krav, samfunnsendringer, konsolideringer i industrien og er sårbare for det økende, globale økonomiske presset. Mange har derfor ikke noe valg, men må endre ERP-system for å overleve i dagens marked.

Andre industrier (blant annet innen teknologi og retail) må tilpasse seg for å overleve i et krevende marked som endrer seg raskt. For bedrifter innen disse næringene er det nødvendig å tenke nytt og innovativt, å utvikle nye forretningsstrategier og stadig tilpasse/endre organisasjonsstrukturen.

IDC identifiserer fem sentrale drivere for systemendringer:

• Nye lover og regler fra myndighetene
• Omorganiseringer eller organisasjonsutvikling
• Fusjoner og oppkjøp
• Endringer i forretningsmodell/finansiell styring
• Nye eller endrede forretningsprosesser

Uavhengig av hvilke omstendigheter som forårsaker behovet for ERP-endring, dokumenterer rapporten at endringene medfører en eller annen form for forsinkelse. For forretningsdriften varierer konsekvensene av disse forsinkelsene fra små til nærmest katastrofale.

IDC deler konsekvensene av systemendringer inn i ni kategorier:

• Redusert operasjonell effektivitet som følge av forsinkede, utilstrekkelige eller feilaktige beslutninger.
• Redusert effektivitet i beslutningsprosesser som følge av forsinket, utilstrekkelig eller feilaktig informasjonsgrunnlag.
• Forsinkelser i planer for kostnadsreduksjoner.
• Svekket kundetilfredshet.
• Forsinket produktlansering og -distribusjon.
• Tapte markedsandeler.
• Straffegebyr for kontrakter som ikke innfris til avtalt tid.
• Oppkjøp som blir forsinket eller kansellert.
• Svekket aksjeverdi.

Høye kostnader ved systemendringer

Rapporten viser at 34 prosent av respondentene har brukt opp mot én million dollar på å gjennomføre ERP-endringer, mens 21 prosent har brukt én til 2,5 millioner dollar. Til tross for disse investeringene rapporteres det om store tap som følge av avbrudd i driften:

• 51,4 prosent rapporterer om tap mellom 12 og 296 millioner dollar grunnet ERP-endringer.
• 72,2 prosent melder om forsinkelser i produktlanseringer til en kostnad av 10 til 255 millioner dollar.
• 76,2 prosent rapporterer om tap mellom 10 og 255 millioner dollar grunnet forsinkelser i planer for kostnadsreduksjon.

IDCs konklusjon: ERP-systemer må enkelt la seg justere til endringer og nye krav

Finanskrisen har gjort at det blir stadig viktigere for bedrifter å etablere en god teknisk infrastruktur, som kan møte kravene samfunnet stiller i dag. Globale bedrifter må være konkurransedyktige, tilpasningsdyktige, de må kunne oppfylle nye regulatoriske- og konsolideringskrav, og samtidig være rustet til å møte nye utfordringer og muligheter. Undersøkelsen viser at ERP-løsninger som ikke møter bedriftens krav og behov, kan medføre til dels store økonomiske konsekvenser.

Rapporten konkluderer med at dagens virksomheter trenger ERP-systemer som enkelt lar seg justere til endringer og nye krav, og at de betydelige tapene som rigide ERP-systemer påfører virksomhetene i undersøkelsen er uakseptable.

Virksomheter som stadig må forholde seg til endringer og nye behov, bør vurdere å gå til anskaffelse av et endringsvennlig ERP-system for å minimalisere forsinkelser i en slik prosess. IDC foreslår følgende:

• Velg et ERP-system som støtter raske beslutninger og minimerer driftsforsinkelser.
• Sett deg inn i den økonomiske sammenhengen mellom ROI (Return of Investment) og endringer og forsinkelser i forretningsdriften.

Må endre fokus fra TCO til TCC

– Vi er glade for at IDC fremhever endringsvennlighet som kjøpskriterium nummer én, sier salgsdirektør Terje Kaasa i Agresso. – Uten et endringsvennlig ERP-system risikerer bedrifter unødvendige brudd i forretningsdriften, store tap av inntekter og økte kostnader, og ikke minst risikerer man å miste forretningsmuligheter. Agresso er i flere tidligere studier fremhevet som et svært endringsvennlig system.

Kaasa mener at beslutningstakere som skal investere i ERP-systemer må endre fokus fra TCO (Total Cost of Ownership) til TCC (Total Cost of Change).

– Kostnadene som dokumenteres i undersøkelsen gjør endringsvennlighet til et av de viktigste kriteriene for valg av ERP-system, sier han.

www.logistikk-ledelse.no
© 2010